Toekomstbestendig ERP in de praktijk: 3 verhalen

De markt is continu in beweging. Om bij te blijven heb je volledige informatie nodig op ieder moment. Dat kan met de juiste technologie. Han Verhofstadt, management consultant bij Axians, legt aan de hand van 3 praktijkcases uit hoe technologie bijdraagt aan het optimaliseren van primaire bedrijfsprocessen.

ERP systemen hebben nog vaak een stoffig imago. Mensen denken dan aan een zwart scherm met groene letters waarop mutaties worden ingevoerd. Niets is minder waar. De ERP systemen van nu zijn procesgericht en werken dankzij een business app en/of een portal intuïtief. Daardoor zien gebruikers die gegevens invoeren of nodig hebben, alleen datgene waarmee ze werken. Ze hebben soms niet eens door dat ze zich in een ERP systeem bevinden!

De combinatie van Exact Synergy met de aanvullende oplossingen van Axians is een bewezen succesformule. Bij het ontwikkelen van een modern ERP systeem besteden wij altijd aandacht aan vijf pijlers: slimme software, business apps, cloud, het portaal en dashboarding. Uit de onderstaande voorbeelden blijkt hoe deze pijlers bijdragen aan het digitaliseren en optimaliseren van primaire bedrijfsprocessen. Deze organisaties zijn altijd up-to-date omdat hun informatie op orde en beschikbaar is en medewerkers veel efficiënter kunnen werken.

Joerns Healthcare
Joerns Healthcare, heeft het hoofdkantoor in de USA en onderdelen in Nederland en België, verkoopt en verhuurt medische hulpmiddelen aan de zakelijke en particuliere markt.

Onbetrouwbaar systeem
De bedrijfsprocessen van Joerns werden uitgevoerd in een zelf ontwikkeld ERP-systeem. Deze applicatie verouderde en verbeterslagen waren onmogelijk. Joerns was dus op zoek naar een nieuwe toekomst bestendige applicatie. Axians is in staat om een ERP systeem te leveren die hun specifieke processen optimaliseert.

Ongemerkt onderdeel van het ERP systeem
Het ERP systeem is onder andere toegankelijk via smartphone en tablet en daarmee ideaal voor klanten en medewerkers die veel onderweg zijn. Om dit te bereiken zijn op het ERP systeem een app en een portaal ontwikkeld. Zij geven een klein deel van de informatie weer van het totale ERP systeem, specifiek toegepast op de gebruikers.

Medewerkers van Joerns ontvangen bijvoorbeeld in de app de ideale route om klanten te bezoeken en werkwijze producten onderhouden. Ze hebben een duidelijk overzicht van welke hulpmiddelen aanwezig zijn en welke acties ze moeten uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan matrassen in ziekenhuizen. Door ieder matras te voorzien van een code, weet de medewerkers precies in welk ziekenhuis de matrassen zijn, wat de status is en hoeveel matrassen er onderhouden en vervangen moeten worden. Na het onderhoud voeren de medewerkers in de app de huidige status van het matras in. Ze ‘vergeten’ bijna dat ze zelf een onderdeel uitmaken van het ERP systeem.

Deze vernieuwde werkwijze is efficiënt en minder foutgevoelig. De werkzaamheden worden namelijk meteen vastgelegd in het ERP systeem en de vervolgacties waaronder facturatie worden automatisch uitgevoerd.

MEE-Vivenz
MEE Vivenz biedt maatschappelijke ondersteuning om mensen te laten meedoen en samenleven.

Laagdrempelig bereikbaar voor alle medewerkers
Een fusie heeft impact op medewerkers en hun werkzaamheden. MEE-Vivenz is een organisatie die is ontstaan uit verschillende organisatie. Bij MEE-Vivenz ontstond de behoefte om medewerkers meer te betrekken en het gemakkelijker te maken om informatie te delen en de noodzakelijke administratie uit te voeren. Een eerste stap was om intern nieuws te delen. Het oude intranet volstond hiervoor niet meer. Daarom wilden zij op een laagdrempelige manier push-berichten sturen die voor medewerkers van belang zijn om hun werk goed te kunnen doen. Aangezien de mobiele telefoon het enige device is waar alle medewerkers gebruik van maken, was de keuze voor een business app, ontwikkeld door Axians, snel gemaakt.

Eindeloze mogelijkheden
In eerste instantie wordt de business app gebruikt voor het melden van nieuws en het versturen van incidenten en datalekken naar de medewerkers. Maar de wensen groeien snel. Tijdregistratie, vakantieaanvragen en declaraties worden toegevoegd aan de app, evenals een smoelenboek, een zoekfunctie op naam en functie en de mogelijkheid om vanuit de app te bellen. De door medewerkers ingevoerde gegevens worden automatisch verwerkt in het ERP systeem.

NPB Media
NPB Media verkoopt borden voor digitale buitenreclame en regelt vervolgens alles vanaf de vergunningen van gemeentes tot het plaatsen van reclameborden.

Administratieve last
In de oude situatie registreerden de commerciële medewerkers op papier bestellingen van bedrijven die een reclamebord wilden plaatsen. Medewerkers van het hoofdkantoor registreerden vervolgens de bestellingen in het ERP-systeem. Je voelt het al aankomen: deze werkwijze zorgde voor veel administratieve werkdruk, was foutgevoelig en de afdeling sales raakte gefrustreerd omdat ze vragen kregen over orders die ze al weken geleden hadden doorgegeven.

Zelf controle over informatie
NPB vroeg daarom aan Axians om een portaal te ontwikkelen waarin Sales zelf de overdracht verzorgt. Nu maken ze een foto van de omgeving zoals het type bord, de bevestiging, etc. Waarna deze informatie direct verschijnt in het ERP systeem van NPB Media. En vervolgacties kunnen meteen worden uitgevoerd.

Het portaal is niet het enige waarmee NPB Media is geholpen. Doordat nu alles gedigitaliseerd is binnen een business app, kunnen klanten ook ter plekke tekenen voor akkoord. Hierdoor besparen ze enorm veel tijd.

Nóg meer uit het ERP systeem halen
NPB media wil graag nóg meer uit hun systeem gaan halen. Een wens is om de bedrijven die de borden plaatsen voor NPB aan te sturen via een app. Daarmee is een bestelling van een klant ook direct een bestelling bij de leverancier voor het plaatsen van de juiste paal en reclame-uiting.

Zelf aan het roer
De praktijkvoorbeelden laten zien dat geen enkele afdeling concessies hoeft te doen op gebruikersgemak en toch gebruik kan maken van de vele handige processen en functies binnen één geïntegreerd systeem. Sterker nog, medewerkers staan zelf aan het roer en voelen meer verantwoordelijkheid. Hierdoor staan jouw klanten en medewerkers centraal en heb je inzicht in de pijnpunten en groeimogelijkheden van jouw business. Zo ben je altijd bij.